部下との行き違いなどがあった時、「さっき言っただろう！」と部下を叱っていませんか。
仕事の指示を出す時に、理解できない部下に対して、
「なんでこんなことも理解できないんだろう」と思っていませんか。
筆者も部下を持つようになった当時は、そう思っていました。
しかし、これはすべて自分の指示が悪かったのです。
伝えたつもりになっているだけで、部下が本当に理解できているかはわかりませんよね。
筆者も10年間部下育成に取り組んできましたが、本当の意味で理解したのは最近になってからです。
本記事から指示の出し方を学んで頂き、部下から信頼を勝ち取って頂ければ幸いです。
伝える前に整理をする
指示が複雑になる場合は、一旦紙に書き出して整理してから伝えるようにしましょう。
どんな順番で説明するのか等を、事前に考えてから説明するようにしましょう。
5W1Hで伝える
伝える時に5W1Hがちゃんと入っているかをチェックしましょう。
先の予定などは口頭だけでは、お互いに忘れてします場合があります。
後に言った、言わないの話になる可能性がありますので、メールなどの文章に残しておくといいです。
部下の表情や反応を見る
相手の表情を見て、理解しているかを判断しましょう。
言葉では分かりましたと言っても、なんか歯切れが悪い。
言いにくそうな態度。
上司から「大丈夫？理解できた？」と一声掛けるようにしましょう。
また部下に指示を「復唱」してもらうなど、指示したことが確実に伝わっているかを確認する。
後で手戻りもなくなり、お互いに言った、言わないの問題も事前になくしておきましょう。
仕事の背景・目的を説明する
仕事のレベルに合わせて、背景にある理由等を説明しておきましょう。
そうすれば何が必要なのかを理解して、自分で考えれるようになります。
上司は、なぜこの仕事が今必要なのかを理解しているはずです。
また指示を出された方は、少ない情報の中で、同じ理解ができていない場合もあります。
「俺の言った通りにすればいいんだ」といった指示の出し方では、メンバーは自分で考えることをやめてしまい、成長できなくなります。
自主的に考えてもらうには、仕事の目的、背景を必ず伝えるようにしましょう。
指示は１つに限定する
複数の指示を一度にすると理解できなくなります。
部下が理解しやすいように、一つずつ指示を出すようにしましょう。
相手によって伝え方、表現を変えてみる
同じ説明をしても、理解できない部下はいませんか。
それでも「何で理解できないんだ」と叱ることは絶対にせず、伝え方を変えましょう。
何が理解できないのかを聞いた上で、ホワイトボードに書きながら場合によっては、図で表現する等の工夫をすると理解しやすくなります。
数字で伝える
あいまいな指示をすると、行き違いが発生してやり直しなどの工数が発生してしまいます。
そうならないように数字で表現することで、行き違いも減らすことができます。
例↓
まとめ
いかがだったでしょうか。
少し指示の出し方を工夫するだけで、部下の理解度は変わります。
結果、部下とのコミュニケーション改善にもつながりますし、手戻りもなくなれば仕事の生産性UPにも繋がります。
一つでも多く取り入れて頂ければ、幸いです。
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