パパブログ

会議に参加していて、「この会議は何のためにやっているの

だろう？重い空気感いつまで続くんだろう…。」

なんてことを思うことはないでしょうか。

また、「会議が多すぎたり、会議時間が長かったりして

自分の仕事が何もできない」となげいている人もいると

思います。

ここでは、効率的な会議のやり方をご紹介させて頂きます。

一つ一つ確実に実践して頂くことで、活発な議論ができ、

仕事の成果が出てくるでしょう。

ぜひトライしてみてください

【会議の目的を理解しておく】

会議参加者には事前に「会議の目的」「成果物」を連絡

する。

何のためにその会議をおこなうのか、それを事前に理解して

おくことは、大切です。

目的を明確にしないまま会議を進めると、参加者はどのよう

な意見を求められているのかわからないため、意見が出なく

なり、活発な議論ができなくなります。

また、議論が脱線したりして、時間だけが過ぎていくことに

なります。

成果物も事前に連絡することで、会議のゴールは何かを明確

にすることができます。

【アジェンダや資料を事前に配布しておく】

アジェンダを用意しておき、会議の進め方をあらかじめ決め

ておきましょう。

資料も事前にメールなどで配布しておき、目を通して頂くこ

とで会議をスムーズに進めることができます。

【会議時間を決める】

時間はいくらでもあると思うと、ダラダラと会議をしてしま

います。時間を決めることで、参加者に時間の意識を持たせ

ることができて、短時間で会議を終わらせることが

できます。

【会議出席者は必須の者のみに厳選する】

議論のさくそうを避けるため、会議への参加人数は少人数と

定めましょう。

会議には「関係者」ではなく「当事者」のみの参加を基本と

し、会議に必要がないと思われる人は、できるだけ参加は

控えてもらいましょう。

【事前に根回しをしておく】

会議で役職者などの承認をどうしても頂きたい場合は、

事前に根回しをしておき、承認を得れるようにしておきまし

ょう。そうすることで、会議の停滞時間もなくなり、

時間ロスを防ぐことができます。

【会議中には携帯電話の電源を切る】

会議中に電話が鳴ると部屋を出る人がいます。

議論の途中で会議が停滞したり、気が散って集中できない場

合があります。

基本的に携帯電話の使用禁止を徹底することを理解してもら

いましょう。

【会議終了時には結論、宿題を確認】

結論と宿題を確認して、最後は参加者の理解を確認しておき

ましょう。

宿題がでたら、誰がいつまでに完結するかを明記しておきま

しょう。

議事録は会議中に作成して、遅くとも翌日までには配信して

おくことをルールとして決めておきましょう。

【無謀な意見だとしても否定をしない】

会議の意図に沿わない意見が出たとしても、その人を批判

することは絶対にやめましょう。

それをやってしますと、会議で意見がほとんどでない。

新鮮なアイデアがでない、だれもしゃべらない　等が起こり

ます。

まず、誰もが意見が出やすい環境を作ることです。

重い空気感が流れているとおもったら、昨日食べたご飯ネタ

でもいいですし、最近はまっている趣味の話などをしなが

ら、その場を和ませることを行ってみましょう。

【制約条件を外して考えてみる】

意見が全くでない場合は、制約条件が何もなく、自由にでき

るとしたら何をする？と聞いてみましょう。

条件がないことはないのですが、一旦条件を外してみると

意見が出やすくなり、繰り返し行っていると条件があっても

できるアイデアが出てくる場合があります。

あきらめずに、繰り返し行ってみましょう。

ワクワク感も高まり、チーム内の雰囲気も良くなり、生産性

の高い会議ができます。

【会議以外の場所で意思決定する】

会議でしか意思決定をしてはいけないと思っている人が

いますが、会議以外でも、意思決定者と合意できれば、

会議の数も減らせることができますし、

意思決定までの時間のロスを少なくできます。

ぜひトライしてみてください。

突然ですが、働く意味は何でしょう。

考えたこともない人もいると思いますが、何となく会社で

働いている人は、一度働く意味を考えて、自分の仕事の価値

は何なのかを考えてみることをお勧めします。

仕事に夢中になっていると、ふと「なぜこんなに頑張って働

いているんだろう」と、疑問に思う時もあると思います。

そのような時は、自分なりの働くモチベーションが上がる

意味や目的を見つけるべきです。

働く意味を自分の中で、しっかりとした答えをもっていると

迷うこともなくなります。

【仕事の取り組む姿勢】

どんな仕事でも、つまらないと思うと本当につまらない

仕事になります。

面白くしようと思うと、面白くなります。

仕事に取り組む姿勢が、一番大切になります。

会社が何をしてくれるかではなく、自分が会社に何ができる

かを考えて行動すべきです。

まわりに期待して、ああしてほしい、こうしてほしいと期待

をすると不満はつのるだけで、良いことはありません。

人のせいにすると改善する意欲がなくなり、さらに仕事がつ

まらなくなります。

それよりも、自分から何ができるかを考えて、行動する方が

仕事の成果もでやすく、楽しく仕事ができるのではない

でしょうか。

【仕事を意味を考える】

いつも何のために働くのか、何のために生きているのかを

考える習慣をつけることが大切です。

すべての仕事には、意味や価値があります。

それを見つけることができれば、仕事が楽しいと言えると

思います。

例えば、コピーを上司から頼まれた時も、何も考えずに指示

されたことだけを行うのとコピーは誰に渡す資料かを

考える。

社内会議用なのか、客先に渡す資料なのか、上司個人で保管

するものなのかを考えるだけでも、ひと工夫できることはな

いかを考えることができます。

【社会貢献】

人の役に立ったり、社会に貢献したりして、人に喜んでもら

うことができれば自分の仕事の価値がわかるんだと

思います。

お金だけのために働くのではなく、お客様、社会に貢献して

喜んでもらうことの対価として、お金をもらうことが

できる。

今の仕事で何をすれば、社会貢献できるのかを考えること

が大切です。

ぜひ、考えたことがない人は、一度考えてみることを

お勧めします。

日々、何気なく使っている言葉。

この言葉の力に気づいている人も少ないように思います。

ここで紹介する言葉の力を理解して頂き、日々の生活を豊か

にして頂ければ、幸いです。

【ポジティブな言葉を使う】

まず、ポジティブな言葉、ネガティブな言葉のどちらが良い

かはすぐに分かると思います。

ネガティブな言葉を使っていると、気分もネガティブになり

ます。

逆に、ポジティブな言葉を使うと、気分もポジティブになり

ます。

よって、使う言葉で自分の気持ちも、コントロール

できます。

自分が使う言葉は、自己暗示になりますので、できるだけ

プラスの言葉を使いましょう。

普段生活していると、ネガティブなニュースや、人から悪口

を聞かされたりすることもあると思います。

テレビなどは、ネガティブなニュースが多いので、できるだ

け見ないようにしましょう。

また、人から悪口を言われた時も、絶対に言わないようにし

ましょう。

【落ち込む時があった場合】

例えば、上司から叱られて落ち込んだ時も、自分はダメな人

間だと言うのではなく、「叱ってくれてありがとう」と、

一旦は無理やりでも、ポジティブな言葉を使うようにしまし

ょう。

「ここで叱ってくれなかったら、もっと大きなミスをしてし

まっていた。本当によかった」と言うような言葉を選びまし

ょう。

ここでの言葉選びが、今後のあなたの心の状態を、良い状態

にしていくことができます。

また、いつもどんな時もポジティブな言葉を使う習慣をつけ

ましょう。

責任ある仕事を任されて自信がない場合でも、成功した自分

を思い描き、任せてくれてた上司に「ありがとうございま

す。」と一人でいる時でも何度も言ってみてください。

【人を褒める】

人の悪口を言えば、言った言葉を自分も聞いているので、

自分自身の気分も、より腹ただしさが増していきます。

人をほめれば、自分の気持ちも晴れやかになります。

褒めている時の言葉は、自分自信も聞いています。

周りの人を意識的に、褒めるようにしましょう。

【まとめ】

普段使っている言葉を変えていきましょう。

言葉を変えると、その言葉を聞いているのも自分なので、

徐々に思考も変わっていきます。

思考がかわれば、人生も豊かになります。

その良い循環を作り出していき、今後の仕事に取り組んで

頂けたらと幸いです。

いきなり、すべての言葉をプラスに変えるのはむずかしい

と思いますので、話の最後をポジティブな話で終われるよう

に、意識することから始めてみてはいかがでしょうか。

昇給試験でどのように小論文を書いたら良いのかが

分からない人も多いと思います。

ここでは、書き方のポイントをご紹介させて頂きます。

【問題文の趣旨から大きくずれていないかを確認する】

文章を書いていると最初の方は合っているが、段々と趣旨か

らズレていく場合があります。

どんなに良いことを書いても、趣旨に合っていないと大幅に

減点されます。

対策としては、問題文を正しく理解した内容を、自分の言葉

で書い直して、何度も見直すのがいいでしょう。

複雑な問題であれば、問題文内容と書き方の条件が指定さ

れていれば、セットで書き留めておくといいでしょう。

【具体的に書く】

よく課題文に「具体的に書きなさい。」と指示が

ありますが、具体的に書くとは、具体的に書くとは、

読み手にイメージが浮かぶように書くということです。

固有名詞、数字、視覚、聴覚、触覚、味覚などを入れるのが

ポイントです。

【問題文の趣旨をなぞって書かない】

問題分の内容は、自分で書いた文章ではないので、価値は

ありません。

必ず、自分の言葉で書きましょう。

自分の言葉で書くためには、以下になります。

1.課題文に対して、反論をする。

2.賛成しつつも、別の観点から論じる。

3.賛否を示さない場合は、自分なりの意見を述べる。

【無駄な言葉をいれない】

回答の中身を深めるのに役に立っていない言葉、あってもな

くてもよい言葉は入れないようにしましょう。

読み手が混乱しやすくなり、減点対象となりやすいです。

【配分を書く前に考えておく】

詳細に書く部分は、比重を多く書く、必ずしも均等に書く

ことはしなくてもよいので、書く前に配分を考えておくと

いいでしょう。

【自信のある書き方をする】

消極的な印象を与えたら、マイナスの評価を与えてしまい

ます。

自信のある断定的な表現で書きましょう。

【話の流れを整理する】

読み手が理解しやすいように、文章の構成、順番を考えて

かきましょう。

話を段落ごとに分けて、聞かれていることに、ダイレクト

に答えて、話の展開がわかるようしましょう。

【決断する】

まずは期間を決めて、今の仕事を必死で頑張ってみることを

お勧めします。

それでも、何も変わらなければ、転職することも考えたらい

いと思います。

今与えられた仕事を、必死でやったことがないのであれば、

本当に自分に向いているのか、仕事の面白さなどがわから

ないと思います。

悩んでいる間は、ブレーキを踏み続けて進んでいるようなも

のですから、結果がでない⇒結果がでないから面白くないと

悪循環です。

1年間ぐらい必死でやる⇒結果も付いてくる⇒結果が付いてく

るから面白くなると好循環になり、仕事が面白いと思えるよ

うになります。

一度は退職も考えた社員が、これでだめなら転職をすると覚

悟を決めて、顧客の対応がいいと評判になり、給料が上が

り、さらに仕事が面白くなり、会社から評価されて昇進した

ケースもあります。

やはり、必死でやる覚悟が必要です。

一度、ブレーキを外して、期間限定で必死で努力してみるこ

とをお勧めします。

そのために、一旦必死でやると決断しましょう。

【相談する】

相談しやすい、先輩、上司、知り合いなどに自分の悩みを

相談してみてはいかがでしょうか。

その人たちも、同じ悩みを抱えた人もいると思います。

どのように同じ悩みを解決したのかを教えてもらいま

しょう。

同じ悩みを抱えている人がいると思うと、少し悩みが軽くな

ります。

【本を読む】

本を読んでいると、悩みを解決するための、いろいろヒント

がのっています。

自分の中でこれは、納得できると思う文章を探してみま

しょう。

とにかく、自分に納得できれば今のブレーキが外れることに

なるので、前に進めます。

前に進めると、それなりに気持ちが晴れやかになり、仕事の

結果もおのずと付いてくるでしょう。

そうすると、仕事が面白くなります。今の仕事を続けていこ

うと思えるかもしれません。

本を読む程度であれば、すぐにできますので、一度試してみ

てはいかがでしょうか。

【問題に覚悟をもって立ち向かう】

今の上司がいなければ、今の仲が悪い同僚がいなければと、

今の何かがなければと、思うことがあると思いますが、

転職しても、同じ悩みを抱えている人はいます。

現状の問題を解決する方法を、とりあえず必死で考えま

しょう。

問題から逃げる癖が付くと、何をやっても問題ができた瞬間

に立ち止まって逃げるようになります。

そうならないように、必死でやる期間を設定したら、

問題があっても一旦は立ち向かう覚悟をしましょう。

今あたえられたステージで最高を目指すようにしましょう。

また結果がでなくても、今はエネルギーをためている時だと

思いましょう。

結果がでなくても、やると覚悟を決めたのであれば、最後ま

でやり通しましょう。

失敗してもそのときはそのときは開き直る。

失敗を糧にすれば良いです。

失敗したら、それで終わりではありません。

次に同じ失敗をしないように、考えればいいことです。

最後までやり通しただけでも、「自分はあきらめずに最後ま

でやり通したんだ」と自信につながります。

そうすると、次の仕事をして問題が出たときでも、最後まで

やり通すことができるようになります。

自分の会社でも、覚悟を持って取り組んだ人がいます。

工場長が始業時刻1時間前から会社の玄関に立ち、雨も日、雪

の日も通勤者にあいさつをしていました。

そうすることで、工場長も覚悟をもっているなと思われて、

回りから絶大な信頼も得られ、少しずつ良い社風に変わって

いきました。

その人も、退職までの5年間はこの工場で働く人が少しでも

自分の仕事に誇りをもてるように、覚悟をもって取り組んで

いると言っていました。

やはり、覚悟をもって取り組めばおのずと結果も付いてくる

んだと思います。

まずは、何を覚悟を持って取り組むかを決めましょう。

決めたことは、最後までやり通すと決めましょう。

 

一度は、今の仕事が自分に向いているか、悩んだことがある

人も多いと思います。

そんな時は、どのように考えて、乗り切ればよいかをご紹介

させて頂きます。

【決断する】

まずは期間を決めて、今の仕事を必死で頑張ってみることを

お勧めします。

それでも、何も変わらなければ、転職することも考えたらい

いと思います。

今与えられた仕事を、必死でやったことがないのであれば、

本当に自分に向いているのか、仕事の面白さなどがわからな

いと思います。

悩んでいる間は、ブレーキを踏み続けて進んでいるようなも

のですから、結果がでない⇒結果がでないから面白くないと

悪循環です。

1年間ぐらい必死でやる⇒結果も付いてくる⇒結果が付いて

くるから面白くなると思えると好循環になり、

モチベーションも上がります。

一度は退職も考えた社員が、これでだめなら転職をすると

覚悟を決めて取り組んだ結果、「顧客の対応がいい」と評判

になり、給料が上がり、さらに仕事が面白くなり、会社から

評価されて昇進したケースもあります。

やはり、必死でやる覚悟が必要です。

一度、ブレーキを外して、期間限定で必死で努力してみる

ことをお勧めします。

そのために、一旦必死でやると決断しましょう。

【相談する】

相談しやすい、先輩、上司、知り合いなどに自分の悩みを

相談してみてはいかがでしょうか。

その人たちも、同じ悩みを抱えた人もいると思います。

どのように、同じ悩みを解決したのかを教えてもらいま

しょう。

同じ悩みを抱えている人がいると思うと、少し悩みが軽くな

ります。

【本を読む】

本を読んでいると、悩みを解決するための、いろいろヒント

がのっています。

自分の中でこれは、納得できると思う文章を探してみま

しょう。

とにかく、自分に納得できれば今のブレーキが外れることに

なるので、前に進めます。

前に進めると、それなりに気持ちが晴れやかになり、仕事の

結果もおのずと付いてくるでしょう。

そうすると、仕事が面白くなります。今の仕事を続けていこ

うと思えるかもしれません。

【問題に覚悟をもって立ち向かう】

今の上司がいなければ、今の仲が悪い同僚がいなければと、

今の何がなければと思うことがあると思いますが、転職して

も、同じ悩みを抱えている人はいます。

現状の問題を解決する方法を、とりあえず必死で考えましょ

う。

問題から逃げる癖が付くと、何をやっても問題ができた瞬間

に立ち止まって逃げるようになります。

そうならないように、必死でやる期間を設定したら、問題が

あっても一旦は立ち向かう覚悟をもちましょう。

今あたえられたステージで、最高を目指すようにしま

しょう。

また結果がでなくても、今はエネルギーをためている時だと

思いましょう。

結果がでなくても、やると覚悟を決めたのであれば、最後ま

でやり通しましょう。

失敗してもそのときは開き直る。

失敗を糧にすれば良いです。

失敗したら、それで終わりではありません。

次に同じ失敗をしないように、考えればいいことです。

最後までやり通しただけでも、「自分はあきらめずに、最後

までやり通したんだ」と自信につながります。

そうすると、次の仕事をして問題が出たときでも、最後まで

やり通すことができるようになります。

自分の会社でも、覚悟を持って取り組んだ人がいます。

工場長が始業時間の1時間前から会社の玄関に立ち、

雨も日、雪の日も通勤者にあいさつをしていました。

そうすることで、工場長も覚悟をもっているなと思われて、

回りから絶大な信頼も得られ、少しずつ良い社風に変わって

いきました。

その人も、退職まで5年間はこの工場で働く人が少しでも

自分の仕事に誇りをもてるように、覚悟をもって取り組んで

いると言っていました。

やはり、覚悟をもって取り組めばおのずと、結果も付いてく

るんだと思います。

まずは、何を覚悟を持って取り組むかを決めましょう。

決めたことは、最後までやり通すと決めましょう。

日々の仕事で体に疲労がたまり、常に疲れている状態で、

モチベーションも上がらない人もいると思います。

疲れているので何もしたくない人もいると思いますが、

その状態では疲れない体作りはできません。

積極的にこれからご紹介することを取り入れて、疲れない体

を手に入れて仕事の成果も上げていきましょう。

【睡眠をしっかり取る】

一日のポテンシャルを上げるためには、睡眠は大切です。

体がだるい状態では、仕事の成果もあがりません。

できるだけ6時間～8時間の睡眠を取りましょう。

この際、寝具を少しいい物に変えてみてはいかがで

しょうか。

体に合っていないマット、枕などは、肩、腰などの痛みを

発生してしまいます。

寝具専門店に行って相談してみるのもいいと思います。

また寝る前には、テレビ、スマホなどを見るのはやめま

しょう。

ブルーライトで、目が覚めてしまいます。

部屋のライトも、できれば明るいライトではなく、少しくら

い照明などで、リラックスできる物の方がよいです。

【仕事中のリラックス方法】

昼寝は、昼からの仕事のパフォーマンスを劇的に上げること

ができます。

5分～10程度でいいので、昼寝をしてみましょう。

昼寝をする場所がない人でも、3分程度目を閉じるだけでも

効果がありますので、試してはいかがでしょうか。

また、机に座っている状態でも、ストレッチをすると

気分転換になります。

休憩時間などで取り入れてみましょう。

【運動をする】

毎日の軽い運動をしてみましょう。

ちょっと汗がにじむ程度でよいので、トライしてみま

しょう。

運動する時間が取れない方も、通勤時間、社内移動時間を

利用してみてはいかがでしょうか。

通勤を電車から自転車に変えてみる、ひと駅歩いてみる、

駅の構内もエレベーターではなく、階段を使ってみる、

会社内のエレベーターを使用するのではなく、階段で移動し

てみるなどの工夫をしてみましょう。

運動をすると寝付きもよくなりますので、疲れが取れやすく

なります。

【バランスの良い食事】

偏食は避け、バランスのいい食事をしましょう。

また、梅干し、黒酢などは疲労回復に良いと言われてい

います。

一度試してみては、いかがでしょうか。

また、寝る前にお酒は飲まないようにしましょう。

寝付きが悪くなり、次の日まで疲労がたまる原因になり

ます。

【湯ぶねにつかる】

少しぬるめのお湯につかり、入浴剤などを入れてみて、体を

温めましょう。

できるだけ、シャワーだけでなく、湯ぶねにつかるようにし

ましょう。寝つきも良くなりますし、疲労回復にもなり

ます。

【筋トレ＆ストレッチ】

激しい筋トレは必要ありませんが、腕立て伏せ、腹筋、

スクワットなどの軽い筋トレを毎日することで、体があきら

かに軽くなりますし、自信につながります。

またストレッチも効果的です。

ストレッチは、寝る前にすることで睡眠の質をあげるといわ

れています。

【感謝を唱える】

心と体は、密接につながっていると言われています。

心が穏やかになれば、体の疲れも取れます。

寝る前は、今日の感謝の気持ちを、心の中で唱えましょう。

逆に、いやなことを思い出すと寝つきが悪くなりますので、

感謝できることをひたすら探しましょう。

今日会った人、物、サービスに感謝する。

部下、同僚、顧客などに感謝する。

また、生きていると、何らかのサービスを受けていると思い

ます。

コンビニの店員のサービスに感謝、電車の駅員に感謝する。

自分が使っているパソコン、ノート、シャーペンも誰かが

作り出した物です。

このような物にも感謝をすることで、いやな気分から抜け出

すことができて、次の日のパフォーマンスを上げることにな

りますし、精神的な疲れもとれます。

【時間を見積る】

現在抱えているタスクをすべて書き出して、それぞれの

タスクにどのくらい時間がかかるのかを見積りましょう。

次に難しいタスクは、最終ゴールから細かく区切って小さな

ステップを踏むようにして、時間を見積りましょう。

そうすることで、手つかずの重いタスクも進めれるようにな

ります。

例えば、英会話を学ぶでも、英会話教室パンフレットを取り

寄せる、ネット情報を見てみる。

家族に相談、友人に相談してみる、実際に体験教室に申し込

む、海外留学を調べるなど、分解した項目にどのくらい時

間がかかるのかを調べましょう。

【納期設定をする】

最終の期限に沿って、スケジュールを組むのではなく、期限

から半分のところに一旦ゴールを設定して、その時点で上司

などに確認してもらいましょう。

方向性があっているのかを確認してもらい、手戻りがないよ

うに進めていきましょう。

また、納期に沿って予定を組むと、途中で他の仕事が舞い込

んだ場合に、納期が守れない場合が発生してしまいます。

確実に納期遵守できるように、期限の半分の納期設定にする

ことをお勧めします。

【環境を整える】

スマホなどは、周りにおかない、娯楽のテレビ、ネット環境

からは一旦離れましょう。

途中でネットなどをみてしまうと、違うことを考えてしま

い、「そもそも、この仕事をする意味はあるのか」までも考

えてしまいます。

時間も早朝などの時間を選んで、集中する環境をえらびまし

ょう。

場所も、カフェ、図書館などの集中できる場所をあえてえら

びましょう。

【時間設定をする】

このタスクは何時までに完了するなど、時間を設定しま

しょう。

そうすることで、集中力を高めることができます。

時間がたっぷりあると思うと、ダラダラと過ごしてしまう

可能性があります。

例えば、1時間後にアラームをセットするなどの工夫をして

みてください。

【他人に軽く扱われないようにする】

いつでも、他人からの仕事をすぐに請け負ってしまうと、

なんでもやってくれると思わられてしまいます。

一旦、そう思われると、次の仕事も受け入れてくれると思わ

れ、断ることができなくなり、仕事が溜まっていく一方に

なります。

それを防ぐためには、自分の仕事の予定を相手にすべて見せ

ることです。

「これだけの仕事を抱えているので、申し訳ないですが、

難しいです。この仕事が完了すれば大丈夫です。」と低調に

断りをいれるようにしましょう。

相手の気持ちを考えた断り方をするれば、関係性も崩すこと

はなくなります。

この日の何時から何時までが予定が入っていると時間でタス

ク管理をしていきましょう。

今週にこの資料を作成するなどの予定の入れ方だと、誰かに

仕事を頼まれても断ることができなくなります。

【自分に信念をもつ】

自分の仕事のやり方を早期に確立して、周りの人に認知して

もらいましょう。

そうすると、周りがあなたの仕事に合わせてくれるようにな

ります。

なんでも請け負うのではなく、自分が判断して受ける。

あくまでも、主導権は自分にあると思わせることが大切で

す。