最近、各企業で採用しているONE ON ONEミーティング。
これから始めようとしている人、すでに初めている方向けに、何を注意したらよいのかをご紹介させて頂きます。
コミュニケーション向上、早期問題解決、チーム力を上げるには、まず部下との話し合いが一番です。
部下のモチベーションを上げて、さらには信頼関係もきずき、大きな成果を出していきましょう。
【最終目的】
まずは、最終的な目的を確認しておきたいと思います。
時間が経過すると目的を失うことがあります。
しっかりと目的意識を持って取り組みましょう。
【事前準備】
時間は30分程度で短時間で設定する。
あまり長時間だと定期的に行うので、お互いの業務に支障がでる可能性がありますし、長続きしません。
また部下のための打合せなので、アジェンダを部下から事前にメールで配信してもらう事で、部下自身に主体性を発揮してもらうことも考えましょう。
【とにかく話を良く聞く】
一方的に上司が話をする事は避けて、8割は聞く事に徹しましょう。
部下からの話を受けて決めつけるような言い方はせず、意見を求められた時だけ答えるようにしていく。
あくまでも部下の話を中心に進行していきましょう。
また定期的に行うので、メモを取って意見を求められた時は、すぐに対応できるようにしておくことをお勧めします。
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【効果的な質問をする】
質問の仕方で部下のモチベーションが大きく変わるので、何を質問すれば成長に繋がるかを考えて質問をしましょう。
具体的にはクローズドクエスチョンではなく、オープンクエスチョンをして思考を広げるような質問をしましょう。
クローズドクエスチョンとは、
「明日、何時に出発しますか。」
「書類はいつ提出できますか。」などです。
YES、NOで答えられる、もしくわ簡単に答えられる質問です。
オープンクエスチョンとは、
「顧客を満足できるサービスとは、何だと思いますか。」
「この問題を解決するためには、何をすべきだと思いますか。」などです。
相手に深くまで考えさせる質問です。
また質問攻めにして、部下を責め立てるようなやり方はやめましょう。
あくまでも部下自身に考えさせる質問を投げかけて、一緒になってその問いを考えましょう。
下記に具体的な質問例を上げさせて頂きましたので、参考にしてください。
目標に対しての質問
・どういう状態を目指しているのか
・目標を達成したい理由
・具体的にはどういう状態なのか
・他に目標がありますか
・達成できたら何をえられますか
現状把握をする時にする質問
・現在はどんな状態ですか
・今までどんな対応を取ってきましたか
・今までのやり方でうまくいっている点、そうではない点を挙げてください
・目標を達成する人は何をするのでしょうか
・うまくいったときと、いかないときの差は何でしょうか。
選択を広げる質問
・どんなことをすると目標が達成できますか
・他の人のやり方で取り入れる方法はありませんか
・競合他社から取りいれる方法
・徹底的に真似をしたらどうなりますか
・他に選択はありますか
・うまく行った時のやり方を再現できますか
・うまく行かなかった原因をつぶす方法は
・習慣化するための方法は
・別のやり方で目標達成できる方法は
【まとめ】
ONE ON ONEミーティングを上手に使えば、部下のモチベーションを上げて、さらには部下とのコミュニケーション向上にもつなげることができます。
部下の成長は、結果的には自分を助ける事に繋がりますし、上司であるあなたの評価も上がります。
また事前に問題を解決する糸口を見つけることもできますので、まさにいいことずくめです。
ONE ON ONEミーティングを習慣化して頂き、仕事での成果を出して頂ければ幸いです。
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