【何が悪い?】部下への指示の出し方7選

行き違いなどがあった時、「さっき言っただろう!」と部下を叱っていませんか。

仕事の指示を出す時に、理解できない部下に対して、
「なんでこんなことも理解できないんだろう」と思っていませんか。

一旦、これはすべて上司の指示が悪いと思って改善していきましょう。

部下が悪いと思ってしまうと改善ができません。

最初のスタートとして、自分にも何か改善できないかを考えることが重要です。

本記事の内容で、一つでも改善ネタが見つかれば幸いです。

 

指示を書き出し、伝える前に整理をする

Shot of a young man going over his finances at home

指示が複雑になる場合は、一旦紙に書き出して整理してから伝えるようにしましょう。

どんな順番で説明するのか等を、事前に考えてから説明するようにしましょう。

 

5W1Hで伝える

伝える時に5W1Hがちゃんと入っているかをチェックしましょう。

When:いつ  明日に

Where:どこで 本社2階会議室で

Who:だれが  チームメンバー全員と

What:なにを  来年度の予算について打合せ予定

Why:なぜ   来年度の予算に重要な設備購入検討をするため

How:どのようにして チームメンバーに何が必要なのかを洗い出しして頂き、優先度の高い設備を購入検討する予定

 

部下の表情や反応を見る

Cropped shot of a diverse group of businesspeople sitting together and having a meeting in the office

相手の表情を見て、理解しているかを判断しましょう。

言葉では、分かりましたと言っても、なんか歯切れが悪かったりして、言いにくそうな態度であれば、上司から「大丈夫?理解できた?」と一声掛けるようにしましょう。

また部下に指示を「復唱」してもらうなど指示したことが、確実に伝わっているかを確認しましょう。

 

仕事の背景・目的を説明する

Hispanic businesswoman smiles while showing a document to a male associate.

上司は、なぜこの仕事が今必要なのかを理解しているはずです。

指示を出された方は、少ない情報の中で、同じ理解ができていない場合もあります。

「俺の言った通りにすればいいんだ」といった指示の出し方では、メンバーは自分で考えることをやめてしまい、成長できなくなります。

 

指示は1つに限定する

複数の指示を一度にすると理解できなくなります。

部下が理解しやすいように、一つずつ指示を出すようにしましょう。

 

相手によって伝え方、表現を変えてみる

同じ説明をしても、理解できない部下はいませんか。

それでも「何で理解できないんだ」と叱ることは絶対にせず、伝え方を変えましょう。

何が理解できないのかを聞いた上で、ホワイトボードに書きながら、場合によっては図で表現する等の工夫をすると理解しやすくなります。

 

数字で伝える

あいまいな指示をすると、行き違いが発生してやり直しなどの工数が発生してしまいます。
そうならないように数字で表現することで、行き違いも減らすことができます。

明日はいつもより早く出発します。」
→「明日はいつもより10分早く出発します。」

「今日の会議は、出席者が増えたので、多めにコピーしておいてください。」
→「今日の会議は、出席者が増えたので、20部多めにコピーしておいてください。」

 

まとめ

いかがだったでしょうか。

少し指示の出し方を工夫するだけで、部下の理解度は随分変わります。

結果、部下とのコミュニケーション改善にもつながりますし、手戻りもなくなれば仕事の生産性UPにも繋がります。

一つでも多く取り入れて頂ければ、幸いです。

 

 

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