【生産性向上】もくもくタイム導入検討!これで仕事の効率UPを目指す。

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この間、上司と話をしている時、今の仕事量に対して人が足りないので増員してほしいと言ったんです。
上司からは会社の業績が悪いので、人数は増やせないと言われました。

では今の人数でいかに生産性を上げるしかないということになり、ずっと悩み続けました。
そんな中で、ネットで「もくもくタイム」というものを見つけたんです。

もともとエンジニアの人たちが、一人作業を仲間同士集まって時間を共有することで、作業効率をあげようとする試みでした。

これは、自分のチームにも使えると思ったんです。

それから上司に相談して、こんなことをやりたいんですと言ったら、詳しく教えてくれということになり、
結果的にOKをもらいました。

一か月間のテスト期間を設けて、問題点を上げていく。
二か月目には、本格的に開始していく。

自部署だけでは難しい部分は、上司に相談して、他部署にも協力してもらう必要がある。
会議時間も考えないといけない。
他部署のも根回しをしないといけない。

いろんな問題があるが、自分なりにこれはいけると確信しました。

時間も筆者は早朝出勤しているので、朝の時間がいかに集中できるかを知っています。
このゴールデンタイムを活用しないわけにはいかない。

メンバーの中には、朝からいろんな人に声を掛けて、集中力を妨げることをしている人、
いつも「今日も午前中何もしていない」と嘆いている人がいたんです。

何時までにこのぐらいのアウトプットを出すということを決めていないのではと思ったんです。
電話が始業開始からなったり、朝から会議がある日もあります。
このような問題をみんなで考えていく。

以下は、自分がメンバーに説明した内容になります。
まずは、導入理由を個条書きにするとこんな感じです。

導入理由:
・集中時間を設定することで、生産性向上を目指す。
・疲れる前に休憩することで、集中力を保つ。
・頭が一番冴えている朝の時間を有効活用する。
・一人作業になっていたものを時間共有化することで、モチベーションUPを図る。
・「気が付いたら、午前中何もやっていなかった」を無くす。
・確実にアウトプットを出すクセを付ける。

手順ですが、「ポモドーロ・テクニック」があることを以前から知っていたので、
これを活用しようと思いました。
25分作業して、5分休む。
本当に集中できる時間は限られているのと、疲れる前に休むことで継続して集中しようというものです。

これもまとめると以下になります。

手順:
1. 何の作業をするのかを共有(報告)する
2. 20分の作業タイムの実施
3. 5分で作業結果の共有
4. 5分の休憩を取って、また20分の作業タイムを繰り返す
設定時間については、要相談
ルール:
1. 耳栓をしている人には緊急時以外には声を掛けない。
2. 原則移動禁止(トイレはできるだけ事前に済ましておく。)
3. 携帯通知オフ
4. 事前に集中できる環境を整える(机周りに余計なものを置かない、パソコンデスクトップ整理)
問題点
1. 他部署からの問い合わせ、電話対応方法
2. 会議の対応方法 など

みんなで集中時間を共有できれば、チーム内の生産性が上がるのではと思ったんです。
時間がなんとなく過ぎていくというのではなく、アウトプットを確実に出すクセを付けることは重要です。
管理職の方は、参考にして頂ければと思います。

 

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中間管理職として10年間、部下育成に取り組んできたサラリーマンです。
悩みながらも、実践して効果があったものをご紹介させて頂きます。
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