【仕事で使える整理術の基本とは?】これをやれば誰でも整理上手になれる7選!

机に書類、物が散乱している状態で、常に物を探している状態。

こんな状態では、パフォーマンスはあがりませんよね。

本記事では、どのようにすれば整理上手になって仕事の効率化を図れるかをご紹介させて頂きます。

 

【無駄の概念を考える】

時間の無駄

書類を探す時間、物を探す時間、一日5分探す時間があれば、月20日出勤計算でも年間1200分のロスになります。

如何に物を探すことに時間を使っているか、理解して頂きましたでしょうか。

スペースの無駄

物を置くということは、場所が必要になります。
倉庫等を用意して、通路を確保して、物を保管するのにコストがかかります。

取りに行く無駄

コピー用紙、文房具、書類等を取りに行く時間も無駄です。
最適な場所に置く、もしくわ、排除できないかを考えましょう。

 

 

 

真の5Sを学ぶ

「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾」は、関連し合っています。
これらを理解しているのといないとでは、成果が大きく変わります。

基本の整理整頓のステップの中で、それぞれを意識して行なうことが大切です。
・必要な物と不必要な物の「区別」
・不要な物を「捨てる」
・必要な物を「適切に配置する」

必要な物が必要な時に必要な量を取り出せることを意識をする。

そのような観点でみると、5Sもうまくと思います。

 

一目でわかるようにする

一目でわかるようにすることで、使おうと思った人は、最小限の時間で見つけられます。
仕事が終った人も、間違いなく元の場所に戻せるようになるのです。

 

【作業の段階別に整理する】

各作業の段階別に書類を分けて保管すると、誰が見てもわかります。

また、どの段階で書類が溜まっているかも分かりますので、管理しやすくなります。

 

【机の上を整理する】

机の上には、必要な書類だけを置くようにしましょう。

書類、物が乱雑に置かれていたり、整理できていないと、仕事でもミスを起こす可能性がでてきます。

物をさがしていると、パフォーマンスも下がります。

乱雑になってきたと思ったら、一度片付けをしてから作業に取り掛かりましょう。

 

【パソコンの整理整頓】

デスクトップ上のフォルダは「3列以内」を目安に、できるだけスッキリと整理整頓することをオススメします。

ファイルをスムーズに探すためには、よく使うファイルは、3クリック以内で見つけられるようにしましょう。

またファイル名などは、「20110707整理整頓」と言うように、日付を頭につけておく方法です。

日付別にホルダーを作って保存しておけば、ファイル検索もしやすくなります。

【メールの整理する】

メール保管期限を設定して、期限を過ぎれば削除しましょう。
どうしても保管する必要があれば、ホルダーに入れて保管期限を一旦設定しましょう。

 

【捨てる基準を設ける】

仕事場で捨てる基準を設定すれば、「すてられない」と個人的意見を排除できます。
保管する物、いらない物を識別するのに役に立ちます。

 

【在庫が見えるように置く】

コピー用紙等も、在庫が誰もが見えるような状態で置いて、在庫数が2個以下になったら注文をするようなルールをつくりましょう。

第三者の定期確認

せっかくオフィスがきれいになっても、時間が立てば元の悪い状態に戻ってしまいます。

定期的に他部署の方などに、見回り点検などのイベントを設けてフィードバックしてもらいましょう。

【そうじタイムを設ける】

週末などにそうじタイムを設定して、物、書類が乱雑になる前に整理するようにしましょう。

汚れている場所を放置していると、その場所はさらに汚れていきます。

常にきれいな状態を保つような、仕組みを作ってはいかがでしょうか。

個人が持つモノを考える

個人の物と共有の物が入り混じっていることはないでしょうか。

特に仕事で使う文具種類は、一般的なモノだけでも多岐にわたります。
すべてを個人配布することや、逆にすべてを共有物にするのは現実的ではありません。

何を個人に渡し、何を共有のモノとして管理するかを明確にする必要があります。

置き場所

置く物の名前を明記するだけでなく、型を置いたり影を貼り付けたりすることで置き場所が一目でわかるようになります。置くときに迷うことがなくなります。

一目でわかるようにすることで、使おうと思った人は、最小限の時間で見つけられます。
仕事が終った人も、間違いなく元の場所に戻せるようになるのです。

また物がなくなっている時にも、すぐに気づくこともできます。

整理整頓の目標を設定する

目標とは「いつまでに」「何を」「どのような状態にするか」を決めたものです。
これを整理整頓に当てはめて考えてみましょう。

 

「本当にその空間は必要なのか」

「必要なら、すぐに使えるようになっているのか」を考えます。

顧客を訪問する仕事の多い職場を例にとってみます。
基本的に半数の人しかいないとなると、全社員分の机と椅子は必要ありません。
外回りの多い人の机、そして椅子までが物置になっています。

机、椅子は人数分あって当たり前の考え方から、視点を変えてみましょう。

 

お客様にとっての価値を意識する

この際、仕事の棚卸を行ってみてはいかがでしょうか。

『価値のある仕事』と『価値のない仕事』を区分して『価値のない仕事』をやめること。
これが仕事そのものの整理です。

その価値とは、自分たちのお客様にとっての価値です。

考えてみると、意外と無駄な作業や仕事を行っている場合があります。

まとめ

整理整頓をマスターすることは、仕事の基本です。これから成長していくカギと言えると思います。

片付けをすると、自分が見えてきます。

自分の周囲を整理整頓して取捨選択すると、自分が本当に大事にしている物や本当にやりたかったことに気付くことができます。

たとえば、ある人は机を整理していると、新入社員研修時の日記が出てきて、最初描いていた意気込み、夢が書かれていました。

それをきっかけに改めてその夢を目指そうと決意を新たにしたそうです。

本記事のことを一つでも実践して、新たな気づきに出会えれて頂ければ幸いです。

 

 

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