上司に業務報告するといつも
「何を言っているのかわからない。」
「結論は何？」
といつも言われるので、上司に報告するのが怖くなり、いつもビクビクしている。
こんな人はいませんか？
実はこれ、新人時代の自分です。
あれから、20年が経とうとしていますが、新人時代の自分に言いたいです。
これをやれば、大丈夫だと。
この記事では、上司に一発で「わかった」と言われる報告の仕方をご紹介させて頂きます。
参考にしていただければ幸いです。
目次
報告する前に紙に書き出す
上司に「結局何がいいたいの？」と言われないように事前にチェックする。
頭で整理して報告するのが苦手な人は、まず紙やパソコンのメモ帳等に報告したいことや、報告する順番等を書き出しましょう。
複雑な案件ほど、書き出すと客観的に見れるので整理しやすくなります。
その書き出した文章を見て、数字、5W1Hなどが入っているか、※事実、意見は分かれているかのチェックをしましょう。
※事実、意見については、下記に説明させて頂きます。
事実、意見を分ける
事実と意見を一緒に言うと伝わりにくくなり、「結局何が言いたいの？」となります。
「事実は、こうです。」「その事実に対して私の意見はこうです。」とはっきり分けて報告するようにしましょう。
慣れない内は、これぐらいはっきり分けて説明してもいいかと思います。
5W1Hで報告する
下記は例ですが、分かりやすく文章を分解してみました。
報告する時も、意識するだけで分かりやすい報告ができるようになります。
数字で表現する
このように数字で報告しないと理解してもらえない場合があります。
報告、連絡、相談のどれかを先に言う
上司からしてみても、連絡だけで自分が動かなくていいことなのか、動かないといけない案件なのかを先に判断したいのです。
さらっと流してもいい事なのか、メモを取ってでも問題を解決すべき案件なのかで聞く態度が変わります。
先に報告、連絡、相談のどれかを先に言うようにしましょう。
何の案件なのかを先に言う
上司は今すぐ聞くべき内容なのか、後でも大丈夫な案件なのかを先に判断したいのです。
何の案件なのかをまず先に言うことで、前もって頭の中に構想を持って聞くことができるので理解しやすくなります。
たまに何の案件のことを言っているのか分からない人がいます。
簡単に何の件なのかを、先に理解してもらった上で報告するようにしましょう。
先に結論を言う
まず最初に結論から述べるということが大切です。
という具合です。
上司は結論を先に聞きたいのです。進捗通り進んでいるのか、いないのか、結論が知りたいのです。
結論から言うと聞く側は、内容を理解しやすくなります。
仕事はスピードが求められますので緊急案件などでも、すぐに結論を聞いただけで次のアクションが取れます。
悪い報告ほど早く
自分がミスをした、期限を守れない、状況が悪化しそうなときなどは、誰でも報告はしたくないですよね。
「上司にしかられる」と身構えて報告が遅れがちになるのも理解できますが、遅れた報告によってさらに事態が悪化する場合があります。
悪い報告ほど、即座に報告するようにしましょう。
また、上司の方はすぐに報告してくれた部下を叱ることなく、「報告してくれてありがとう」と言って、普段から報告しやすい雰囲気を作り上げることも大切です。
上司としての心構え
報告しづらい雰囲気を出さない
部下たちは、常に報告するタイミングを狙っているかもしれません。
報告しづらい雰囲気だと、緊急な案件でもタイミングを逃してしまいます。
非難、怒鳴るをやらない
これをやってしまうと、二度と報告しようとは思わないでしょう。
報告した後は、必ず「ありがとう」と言葉を添える。
功遅より拙速を評価する
取り急ぎの連絡や、念のための報告を評価するようにしましょう。
情報がとれた時点ですぐに報告してくれるAさんと、その情報を何日も調べて納期を守らないBさんとで、あなたはどちらを評価しますか。
意外と勘違いしている人が多いのですが、評価されるのは納期を守るＡさんです。
上司が部下に仕事を頼むとき、期限がない仕事などありません。
リアルタイムな情報でないと意味がありません。
どんな仕事、情報も期限を過ぎれば、価値はゼロになるのです。
まとめ
報告した内容に指摘があれば、次から改善して報告する度に、分かりやすい方法を身に付けましょう。
そうすることで、あなたの評価も上がっていき、自信にも繋がっていきます。
また上司である方は普段から、とにかくすぐに報告してもらえるような雰囲気を作っておく。
そうすることで、スムーズに仕事が流れていき、チームとしての仕事のスピードも上がります。
部下、上司共に成長していき、良い雰囲気の中で仕事を進めて頂ければ幸いです。
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