【20代向け】必死で仕事をしているのに時間がないのはなぜ？

今日は何をしていたのだろう。

忙しくて、いつもバタバタしている。

忙しい割には、成果がでない。

こんな悩みはありませんか。

これ、むかしの自分なんです。

自分としては、いつも忙しくしているのに成果がでない。

時間の使い方を考えて行動してみましたが、全くダメでした。

まだ仕事が終わっていないのかと怒られてばかり。

何がダメなのか。

何をすればいいのかが全くわからなかったんです。

そこから、先輩、上司からのアドバイスを頂き改善していきました。

ちょっと視点を変えてみるだけで、劇的にかわっていきました。

私がいつも意識して実践している方法をご紹介させて頂きます。

一つでも取り入れて頂ければ幸いです。

朝一にタイムスケジュールを作る

一日のタイムスケジュールがないと、ズルズル残業してしまいます。

朝スケジュールを作るだけで、不思議なぐらい残業が減ります。

残業は、突発な仕事が入った時だけする。

その方が、精神的にも楽で成果も出しやすくなります。

優先順位をつける

本当にやるべきことを確実に実行するために、紙に書きだす。

やみくもに仕事をするだけでなく、優先順位が高いものから取り掛かかることが大切です。

頭の中だけでは整理するのがなかなか難しいです。

紙に書き出すと客観的に判断することができます。

何をやっていいのか分からない状態だと、優先順位が低い案件を先に取り掛かる可能性があります。

また自分の手を動かして書き出すことで、脳にインプットできます。

同時進行をやめる

作業を同時にいくつもこなそうとすると効率が落ちます。

一日振り返ってみて、何もアウトプットを出せていない人はマルチタスクをやめる。

一つの仕事を完了してから、次の仕事に取り掛かる。

仕事の効率化を図るには、鉄則です。

無駄なことをやめる

仕事をすべて書き出してみて、下記質問をしてみましょう。

答えることができないのであれば、一旦やめてみる。

よくあるのが、何となくむかしからやっているから。

一旦やめてみて、問題ないのであればやめる。

会議も同様。

出席する必要があるのか。

何も発言しないのであれば、後で議事録を見ればOK。

思い切って、会議に出ないことも考えてみる。

仕事を断わる

筆者の周りには、何でも依頼された仕事を受ける人がいます。

最初は何でもやってくれるいい人という評判でした。

暫く経つと、常に納期遅れで他部署からクレームの嵐。

断われない人は、自分の仕事の予定を相手にすべて見せることです。

「これだけの仕事を抱えているので、申し訳ないですが難しいです。」

「この納期であれば大丈夫です。」

丁重に断りをいれるようにしましょう。

相手の気持ちを考えた断り方をすれば、関係性を崩すことはなくなります。

すき間時間を活用する

5分以上のすき間がある時は、オモイッキリ活用しましょう。

5分の時間は、何をしようと考えている間に時間が過ぎてしまいます。

成功するコツは、5分でできることをリスト化しておく。

そうするとすぐに取り掛かれます。

まずは、筆者の一日のすき間時間がどれくらいあるのかを調べてみました。

なんと65分もの時間になりました。

この時間を活用しないともったいないですよね。

通勤時間が仮に往復2時間としたら、一日3時間以上も使える時間があるということになります。

年間にすると3時間×240出勤日=720時間です。

こんな時間があれば、何でもできる気がしませんか？

少しずつでもいいので、すきま時間を活用してみてください。

早朝時間を活用する

「朝の時間は夜の時間の6倍生産性が高い」と言われています。

夜型の人は、朝方に変える。

筆者も会社の始業時間は8時ですが、6時から仕事を開始しています。

静かで集中できます。

ただ、人によっては夜型の方がいいという人もいます。

朝はどうしても眠くてダメという人は、

夜型でもいいと思います。

納期回答は一旦持ち帰る

上司に依頼された仕事でも、すぐに納期回答をしてはいけません。

「今の抱えている仕事を見て、納期回答させてください。」と答える。

その後に時間を見積して、納期回答する。

重い案件の場合は細分化する

最終ゴールからタスクを細かく区切って、細分化する。

細分化した項目に対して、時間を見積もる。

そうすることで、手つかずの気の重いタスクも進めれるようになります。

例えば、上司からプレゼン資料を依頼されたとします。

期限は半分に設定をする

最終の期限から半分の納期設定をする。

その時点で上司などに確認してもらうと手戻りがなくなります。

手戻りがなくなれば、大幅に時間短縮になります。

また、ゴールがまだ先だからと先延ばしを防ぐ効果もあります。

進捗を見える化する

毎日の仕事の進捗を％で記録するようにしましょう。

進んでいる自分を客観的に見れるので、持続する力が沸いてきます。

また、スケジュールに対して問題なく進んでいるのかもチェックする。

集中力を持続させる

ポモドーロ・テクニックというのは、25分集中して仕事、5分休憩するというテクニック。

基本的には、次の手順になります。

集中時間は25分でなくても大丈夫です。

いろいろ変えてみて、効率が良い条件を探してみましょう。

まとめ

忙しくなれば、集中力が落ちます。

思考能力も落ちるので、パフォーマンスも落ちます。

徐々に疲れもたまっていき、メンタル的にもよくない状態。

そこから抜け出すためには、いかに効率よく時間を使うのかを少し意識する。

それだけで劇的に好転します。

自分がエネルギッシュに活動していると、自然と周りの人にもいい影響を与えれます。

良い影響の輪が広がっていきます。

上記紹介したことを一つでも実践して、チーム全体で成果を上げて頂ければ幸いです。