机に書類、物が散乱している状態で、常に物を探している状態。
こんな状態では、パフォーマンスはあがりませんよね。
本記事では、どのようにすれば整理上手になって仕事の効率化を図れるかをご紹介させて頂きます。
目次
【ムダの概念を考える】
時間の無駄
書類を探す時間、物を探す時間、一日5分探す時間であれば、月20日出勤計算でも年間1200分のロスになります。
如何に物を探すことに時間を使っているか。
もったいないですよね。
「この時間を別の事に使えば」と思いませんか？
スペースの無駄
物を置くということは、場所が必要になります。
大型の物だと倉庫等を用意して、通路を確保して、物を保管するのにコストがかかります。
取りに行く無駄
コピー用紙、文房具、書類等を取りに行く時間も無駄です。
最適な場所に置く、もしくわ、排除できないかを考えましょう。
【真の５Sを学ぶ】
「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾」は、関連し合っています。
これらを理解しているのといないとでは、成果が大きく変わります。
基本の整理整頓のステップの中で、それぞれを意識して行なうことが大切です。
- 整理は要るものと要らないものに区別して要らないものを処分すること
- 整頓は要るものを使い易い場所に置くこと
- 清掃は身の回りのものや職場をきれいに掃除をして、いつでも使えるようにすること
- 清潔は整理・整頓・清掃を維持し、きれいな状態を保とうという気持ちにさせること
- 躾は職場のルールや規律を守ること
必要な物が必要な時に必要な量を取り出せることを意識をする。
そのような観点でみると、5Sもうまくいくと思います。
【一目でわかるようにする】
物がどこに置かれているかを、一目でわかるようにする。
そうすることで、最小限の時間で見つけられます。
また物がなくなっている時にも、すぐに気づくこともできます。
第三者、新人でもすぐに置き場所がわかるかを念頭に置いてみる。
慣れた職場では、自分たちがわかれば良いと思いがちですが、客観的に職場を見直してみることをお勧めします。
【作業の段階別に整理する】
各作業の段階別に書類を分けて保管すると、誰が見てもわかります。
また、どの段階で書類が溜まっているかも分かりますので、管理しやすくなります。
【机の上を整理する】
机の上には、必要な書類だけを置くようにしましょう。
書類、物が乱雑に置かれていたり、整理できていないと、仕事でもミスを起こす可能性がでてきます。
物をさがしていると、パフォーマンスも下がります。
乱雑になってきたと思ったら、一度片付けをしてから作業に取り掛かりましょう。
気分がかわり、仕事のモチベーションUPにも繋がります。
【捨てる基準を設ける】
仕事場で捨てる基準を設定すれば、「すてられない」と個人的意見を排除できます。
保管する物、いらない物を識別するのに役に立ちます。
また書類、物を保管する場合は、誰がいつまでに保管するのかを明記しておきましょう。
私の職場で5年以上に渡り、個人書類を大量に持っている人がいます。
5年間に一度も見直すことがなかった書類です。
最初にルールをしっかり決めて徹底させましょう。
【在庫が見えるように置く】
コピー用紙等も、在庫が誰もが見えるような状態で置く。
在庫数が2個以下になったら注文をするようなルールをつくりましょう。
【第三者の定期確認】
せっかくオフィスがきれいになっても、時間が立てば元の悪い状態に戻ってしまいます。
定期的に他部署の方などに、見回り点検などのイベントを設けてフィードバックしてもらいましょう。
【そうじタイムを設ける】
私の職場では週末などにそうじタイムを設定して、物、書類が乱雑になる前に整理するようにしています。
汚れている場所を放置していると、その場所はさらに汚れていきます。
常にきれいな状態を保つような仕組みを作ってはいかがでしょうか。
【個人が持つモノを考える】
個人の物と共有の物が入り混じっていることはないでしょうか。
特に仕事で使う文具種類は、一般的なモノだけでも多岐にわたります。
すべてを個人配布することや、逆にすべてを共有物にするのは現実的ではありません。
何を個人に渡し、何を共有のモノとして管理するかを明確にしましょう。
【整理整頓の目標を設定する】
目標とは「いつまでに」「何を」「どのような状態にするか」を決めたものです。
これを整理整頓に当てはめて考えてみましょう。
【本当にその空間は必要なのか】
「必要なら、すぐに使えるようになっているのか」を考えます。
顧客を訪問する仕事の多い職場を例にとってみます。
オフィスに常に半数の人しかいない場合は、全社員分の机と椅子は必要ありません。
外回りの多い人の机、そして椅子までが物置になっています。
机、椅子は人数分あって当たり前の考え方から、視点を変えてみましょう。
【パソコンの整理整頓】
デスクトップ上のフォルダは「3列以内」を目安に、できるだけスッキリと整理整頓することをオススメします。
ファイルをスムーズに探すためには、よく使うファイルは、3クリック以内で見つけられるようにしましょう。
またファイル名などは、「20110707整理整頓」と言うように、日付を頭につけておく方法です。
日付別にホルダーを作って保存しておけば、ファイル検索もしやすくなります。
【お客様にとっての価値を意識する】
この際、仕事の棚卸を行ってみてはいかがでしょうか。
『価値のある仕事』と『価値のない仕事』を区分して『価値のない仕事』をやめること。
これが仕事そのものの整理です。
その価値とは、自分たちのお客様にとっての価値です。
考えてみると、意外と無駄な作業や仕事を行っている場合があります。
【まとめ】
整理整頓をマスターすることは、仕事の基本です。
これから成長していくカギと言えます。
片付けをすると、自分が見えてきます。
自分の周囲を整理整頓して取捨選択すると、自分が本当に大事にしている物や本当にやりたかったことに気付くことができます。
たとえば、ある人は机を整理していると、古い手帳が出てきて最初描いていた意気込み、夢が書かれていました。
それをきっかけに改めて、その夢を目指そうと決意を新たにしたそうです。
本記事のことを一つでも実践して、新たな気づきが得られれば幸いです。
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