【仕事で使える!】読まれる文章を書くコツ6選!

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仕事で文章を書くことが苦手で、いざ書こうとすると手が止まって時間だけが過ぎていくことはないでしょうか。

出張報告書、企画書、メール本文等、仕事で文章を書くことは多いはずです。

ここでは、誰でも読みやすい文章を書くコツをご紹介させて頂きますので、苦手意識を克服して頂ければ幸いです。

【事前準備をする】

書く前に何をどのように書くのかを決める。

いきなり文章を書き始める人がいますが、その行為は目的地を設定せずに、走り出すようなものです。

これでは、大きな書き直しが発生したりする場合があるので、余計に時間がかかります。

下記のような手順で考えていきましょう。

 

1. 何を書くかを、あらかじめ個条書きにしてまとめておく。
2. 次に、どこから書き始めるのかを決める。
3. どこを重点的に書くかを決める。
4. どのぐらいの量を書くのかをきめる。
5. 一番に何を伝えたいのか

【主語と述語があっているのかをチェックする】

主語と述語が合っていない文章は、意外と多いです。
読んで違和感がないかをチェックしましょう。

例1)
× 私の夢は、歌手になりたいです。
○ 私の夢は、歌手になることです。

例2)
× サッカーに行けない理由は、仕事が忙しいのが現状です。
○ サッカーに行けない理由は、仕事が忙しいからです。

【専門用語を使わない】

誰でも理解できる易しい言葉を選びましょう。

「この言葉を意味は何だろう」と思われて、言葉を調べる事を読み手にさせないようにしましょう。

「専門用語」を使って良いのは、明らかにその意味を理解しているときだけです。

例1)

× この野菜は、とてもリーズナブルです。
この野菜は、とても安いです。

【正しく句読点を打つ】

正しく句読点を打たないと、読みにくい文章になります。

読む相手の事を考えて、正しく句読点を打ちましょう。

例1)
「彼女は食事をしながらパソコン作業をしています。」

「彼女は、食事をしながらパソコン作業をしています。」

 

例2)
「彼は落ちているゴミを拾ってゴミ箱に向かって投げた。」

「彼は落ちているゴミを拾って、ゴミ箱に向かって投げた。」

【文章をダラダラと繋げない】

文章が長いと混乱を招き、「結局何が言いたいのか分からない」という状態になります。

文が長くなる要因は、「ですが、なので、し、」というように、接続助詞を使って文をつなげていることが要因です。

一文を短くするように、心がけましょう。

【書いた文章を5W1Hでチェックする】

5W1Hは、Where(どこで)、What(なにを)、Why(なぜ)、How(どのように)を指す言葉です。

自分が書いた文章に抜けがないかを、チェックしておきましょう。

また誤字脱字は、文章の信頼度を一気に下げてしまいます。
一字一句チェックしておきましょう。

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中間管理職として10年間、部下育成に取り組んできたサラリーマンです。
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