会議に参加していて、「この会議は何のためにやっているの
だろう？重い空気感いつまで続くんだろう…。」
なんてことを思うことはないでしょうか。
また、「会議が多すぎたり、会議時間が長かったりして
自分の仕事が何もできない」となげいている人もいると
思います。
ここでは、効率的な会議のやり方をご紹介させて頂きます。
一つ一つ確実に実践して頂くことで、活発な議論ができ、
仕事の成果が出てくるでしょう。
ぜひトライしてみてください
【会議の目的を理解しておく】
会議参加者には事前に「会議の目的」「成果物」を連絡
する。
何のためにその会議をおこなうのか、それを事前に理解して
おくことは、大切です。
目的を明確にしないまま会議を進めると、参加者はどのよう
な意見を求められているのかわからないため、意見が出なく
なり、活発な議論ができなくなります。
また、議論が脱線したりして、時間だけが過ぎていくことに
なります。
成果物も事前に連絡することで、会議のゴールは何かを明確
にすることができます。
【アジェンダや資料を事前に配布しておく】
アジェンダを用意しておき、会議の進め方をあらかじめ決め
ておきましょう。
資料も事前にメールなどで配布しておき、目を通して頂くこ
とで会議をスムーズに進めることができます。
【会議時間を決める】
時間はいくらでもあると思うと、ダラダラと会議をしてしま
います。時間を決めることで、参加者に時間の意識を持たせ
ることができて、短時間で会議を終わらせることが
できます。
【会議出席者は必須の者のみに厳選する】
議論のさくそうを避けるため、会議への参加人数は少人数と
定めましょう。
会議には「関係者」ではなく「当事者」のみの参加を基本と
し、会議に必要がないと思われる人は、できるだけ参加は
控えてもらいましょう。
【事前に根回しをしておく】
会議で役職者などの承認をどうしても頂きたい場合は、
事前に根回しをしておき、承認を得れるようにしておきまし
ょう。そうすることで、会議の停滞時間もなくなり、
時間ロスを防ぐことができます。
【会議中には携帯電話の電源を切る】
会議中に電話が鳴ると部屋を出る人がいます。
議論の途中で会議が停滞したり、気が散って集中できない場
合があります。
基本的に携帯電話の使用禁止を徹底することを理解してもら
いましょう。
【会議終了時には結論、宿題を確認】
結論と宿題を確認して、最後は参加者の理解を確認しておき
ましょう。
宿題がでたら、誰がいつまでに完結するかを明記しておきま
しょう。
議事録は会議中に作成して、遅くとも翌日までには配信して
おくことをルールとして決めておきましょう。
【無謀な意見だとしても否定をしない】
会議の意図に沿わない意見が出たとしても、その人を批判
することは絶対にやめましょう。
それをやってしますと、会議で意見がほとんどでない。
新鮮なアイデアがでない、だれもしゃべらない 等が起こり
ます。
まず、誰もが意見が出やすい環境を作ることです。
重い空気感が流れているとおもったら、昨日食べたご飯ネタ
でもいいですし、最近はまっている趣味の話などをしなが
ら、その場を和ませることを行ってみましょう。
【制約条件を外して考えてみる】
意見が全くでない場合は、制約条件が何もなく、自由にでき
るとしたら何をする？と聞いてみましょう。
条件がないことはないのですが、一旦条件を外してみると
意見が出やすくなり、繰り返し行っていると条件があっても
できるアイデアが出てくる場合があります。
あきらめずに、繰り返し行ってみましょう。
ワクワク感も高まり、チーム内の雰囲気も良くなり、生産性
の高い会議ができます。
【会議以外の場所で意思決定する】
会議でしか意思決定をしてはいけないと思っている人が
いますが、会議以外でも、意思決定者と合意できれば、
会議の数も減らせることができますし、
意思決定までの時間のロスを少なくできます。
ぜひトライしてみてください。
