【何のための会議?】効率的な会議の進め方12選!

会議に参加していて、「この会議は何のためにやっているのだろう?重い空気感はいつまで続くんだろう…。」

なんてことを思うことはないでしょうか。

また、「会議が多すぎたり、会議時間が長かったりして自分の仕事が何もできない」となげいている人もいると思います。

まさしく、上記のことは筆者のことです。

いろいろ悩み上司に相談しながら、本記事のことを一つ一つ実践していくことで徐々に活発な会議になり、成果もでてきました。

同じ悩みを抱えている人は、参考にして頂ければ幸いです。

 

【会議の目的を理解しておく】

会議参加者には事前に「会議の目的」「成果物」を連絡する。

何のためにその会議をおこなうのか、それを事前に理解しておくことは大切です。

目的を明確にしないまま会議を進めると、参加者はどのような意見を求められているのかわからないため、意見が出なくなり活発な議論ができなくなります。

また、議論が脱線したりして時間だけが過ぎていくことになります。

成果物も事前に連絡することで、会議のゴールは何かを明確にすることができます。

目的を下記に示しますので、あらためて会議の目的を考えてみましょう。

 

1.情報収集 ⇒新しい意思決定のために情報収集
2.情報共有化 ⇒共通の目的・価値観の形成
3.意思決定 ⇒問題解決
4.説得 ⇒ グループメンバーの説得
5.調整 ⇒現状のシステムを一部修正する
6.ブレスト ⇒既存の概念にとらわれない情報収集

【アジェンダや資料を事前に配布しておく】

アジェンダを用意しておき、会議の進め方をあらかじめ決めておきましょう。

資料も事前にメールなどで配布しておき、目を通して頂くことで会議をスムーズに進めることができます。

 

【会議時間を決める】

時間はいくらでもあると思うと、ダラダラと会議をしてしまいます。

時間を決めることで、参加者に時間の意識を持たせることができて、短時間で会議を終わらせることができます。

 

【会議出席者は必須の者のみに厳選する】

議論のさくそうを避けるため、会議への参加人数は少人数と定めましょう。

会議には「関係者」ではなく「当事者」のみの参加を基本とし、会議に必要がないと思われる人はできるだけ参加は控えてもらいましょう。

 

【事前に根回しをしておく】

会議前に結論までのゴールを考えて、相手の反応を予測しておきましょう。

最終的にYESをもらうためには何をすればよいかを考えることで、会議を優位に進められます。

この人は事前に根回しをしておかねいと、YESをもらえないという人が居る場合は、事前に根回しをして承認を得れるようにしておきましょう。

そうすることで会議の停滞時間もなくなり、時間ロスを防ぐことができます。

事前根回しが必要人を上げさせて頂きますので、参考にして頂けば幸いです。

 

1.最終決定権をもった人
2.最終決定権を持った人のブレーン的存在
3.最終決定権はもっていないが、会議を脱線しがちな人

 

【会議の心構え】

会議は、参加者が投資する貴重な時間に対してのリターンがあるべきです。

参加者は、全員発言しているでしょうか。

参加するだけでは、仕事をしていると言えません。

発言しないような情報収集するだけの会議であれば、後で議事録を読む方が時間的に効率的です。

自分の発言によって、意思決定、情報共有することがともなわなくてはなりません。

一字一句、聞き漏らさないぐらいな意気込みは必要です。

【ホワイトボードで見える化する】

複数の意見が出て、混乱状態になったらホワイトボードで意見の見えるかをしましょう。

参加者がみんなの意見を聞きながら議論のポイントを書き出していくと、みんなの頭が整理されてスムーズに会議を進めれるでしょう。

【会議終了時には結論、宿題を確認】

結論と宿題を確認して、最後は参加者の理解を確認しておきましょう。

宿題がでたら、誰がいつまでに完結するかを明記しておく。

議事録は会議中に作成して、遅くとも翌日までには配信しておくことをルールとして決めておきましょう。

【無謀な意見だとしても否定をしない】

会議の意図に沿わない意見が出たとしても、その人を批判することは絶対にやめましょう。

それをやってしますと、会議で意見がほとんどでない。

新鮮なアイデアがでない、だれもしゃべらない等が起こります。

まず、誰もが意見が出やすい環境を作ることです。

重い空気感が流れているとおもったら、昨日食べたご飯ネタでもいいですし、最近はまっている趣味の話などをしながら、その場を和ませることを行ってみましょう。

 

【制約条件を外して考えてみる】

意見が全くでない場合は、制約条件が何もなく、自由にできるとしたら何をする?と聞いてみましょう。

条件がないことはないのですが、一旦条件を外してみると意見が出やすくなり、繰り返し行っていると条件があってもできるアイデアが出てくる場合があります。

あきらめずに繰り返し行ってみましょう。

ワクワク感も高まり、チーム内の雰囲気も良くなり、生産性の高い会議ができます。

 

【会議以外の場所で意思決定する】

会議でしか意思決定をしてはいけないと思っている人がいますが、会議以外でも意思決定者と合意できれば、会議の数も減らせることができますし、意思決定までの時間のロスを少なくできます。

 

【会議中には携帯電話の電源を切る】

会議中に電話が鳴ると部屋を出る人がいます。

議論の途中で会議が停滞したり、気が散って集中できない場合があります。

基本的に携帯電話の使用禁止を徹底することを理解してもらいましょう。

 

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