依頼された仕事を先送りにして、いつも納期ギリギリになる。
あせって仕事を始めたものの、結局納期に間に合わなかったり、クオリティが低い状態で上司に提出した覚えはありませんか。
私も先送り癖が治らなく、「まだまだ期限が先だから、あとで考えたらいいわ」といつも思ってしまい失敗した経験が多々あります。
どうすれば克服できるのか悩みながら、少しずつ改善していきました。
気持ちだけで克服しようと思うと失敗します。仕組みで解決することが大切です。
本記事では、私がいつも意識して実践している方法をご紹介させて頂きますので、一つでも取り入れて頂ければ幸いです。
目次
誰かに公言する
自分のやるべきことを、誰かに公言する。
人間の心理として、ヒトとの約束は守ろうと努力します。
心理テクニックを使って、家族、同僚、友人などに仕事のスタート日などをあらかじめ言っておく。
さらに、約束を守れなかった時のペナルティも公言しておくとさらに効果的です。
自分の場合は早朝出勤することを同僚と約束して、習慣化していきました。
そのおかげで早朝出勤は5年も続けれています。
もちろん仕事の成果もでるようになりましたよ。
開始期限を設定する
ゴールだけでなく、開始期限も設定しましょう。
スタートが遅れるから納期遵守できないので、スタートする時期を決めておく。
ここでスタートしないと間に合わないと思わせるのです。
5分後の成功イメージを作る
5分後に、やるべきタスクに取り掛かっているイメージを頭の中で描く。
5分後に、ちゃんと取り掛かれているかをチェックする。
できていない場合は、再度5分後のイメージをつくる。
この設定ができていないと、頭の中で違うことを思い浮かべたりして、別のことをやり始めたりしてしまいます。
時間を見積る
現在抱えているタスクをすべて書き出して、それぞれのタスクにどのくらい時間がかかるのかを見積りましょう。
次に難しいタスクは、最終ゴールから細かく区切って小さなステップを踏むようにして時間を見積ります。
そうすることで、手つかずの気の重いタスクも進めれるようになります。
例えば、英会話を学ぶ場合でも、
など、分解した項目にどのくらい時間がかかるのかを調べましょう。
小さなことから始める
「まだ納期が先だから、今日はいいや」と思って取り掛かれない。
よくある話ですが、どんな小さなことでもいいので始めてみるのがコツです。
例えば、ランニングをすると決めたら、
・着がえだけでもしてみる。
・外に出てみる。
・いつもの距離の半分だけ走ってみる。
できる所までハードルを下げて、とにかく始めてみる。
そうすると、不思議に最後まで完走していたことが起こります。
やる気がないから、始められないのではなく、逆の発想で始めないからやる気が出ないのです。
期限の半分に納期設定をする
最終の期限に沿って、スケジュールを組んではいけません。
期限から半分のところに一旦ゴールを設定して、その時点で上司などに確認してもらいましょう。
方向性があっているのかを確認してもらい、手戻りがないように進めていく。
余裕がない予定を組むと、途中で他の仕事が舞い込んだ場合に、納期が守れない場合が発生します。
確実に納期遵守できるように、期限の半分で納期設定することを強くお勧めします。
ゴールがまだ先だから、時間があると思ってしまうのを防ぐためにも効果的です。
ヒトは納期に合わせて始めてしまいます。
学校の夏休みの宿題も、一か月先だから大丈夫と思っていると、あっという間に過ぎます。
最後の1週間であせって終わらせた経験はありませんか。
時間がない状態にもっていくと、心理的にも早く始めないと間に合わないと思わせることができます。
進捗をチェックする
進捗を毎日何％できたかを記入していきます。
この記録するのが、重要なんです。
自分を客観的に見れますので、持続する力が沸いてくるでしょう。
アラーム機能を使う
タスク開始時期になると、パソコン、スマホ上にアラームが鳴るようにしておく。
さらにホップアップでやる気が出るフレーズを入れておく。
是非試してみてください。
環境を整える
スマホなどは、周りにおかない、娯楽のテレビ、ネット環境からは一旦離れましょう。
途中でネットなどをみてしまうと、違うことを考えてしまい、「そもそもこの仕事をする意味はあるのか」とノイズが入ってしまいます。
時間も早朝などの時間を選ぶ。
場所も、カフェ、図書館などの集中できる場所を積極的に選びましょう。
時間設定をする
このタスクは何時までに完了するなど、時間を設定しましょう。
そうすることで、集中力を高めることができます。
時間がたっぷりあると思うと、ダラダラと過ごしてしまう可能性があります。
例えば、1時間後にアラームをセットするなどの工夫をしてみてください。
携帯のアラームを使うとネット等を見てしまいますので、アラーム機能だけが付いた時計を使いましょう。
人形を机に置く
Three businessmen
誰かに見られていると感じていると、やらざる得ない状況になります。
人に常に監視してもらうわけにはいきませんので、かわりに監視用の意味で人形を机に置いてみる。
筆者もやっていますが、かなり効果があります。
監視用なので、人形を上司などのふさわしい人に置き換えてみましょう。
なかなか取り掛かれない案件も、人形をみるとやらなければと思わせてくれます。
他人に軽く扱われないようにする
いつも他人からの仕事をすぐに請け負ってしまうと、なんでもやってくれると思われます。
そうなると、次の仕事も受け入れてくれると思われて断ることができなくなります。
その結果、仕事が溜まっていく一方になります。
それを防ぐためには、自分の仕事の予定を相手にすべて見せることです。
「これだけの仕事を抱えているので、申し訳ないです。この仕事が完了すれば大丈夫です。」と低調に断りをいれるようにしましょう。
相手の気持ちを考えた断り方をするれば、関係性も崩すことはなくなります。
この日の何時から何時までが予定が入っていると時間でタスク管理をしていきましょう。
今週にこの資料を作成するなどの予定の入れ方だと、誰かに仕事を頼まれても断ることができなくなります。
必ず時間でタスク管理をしましょう。
自分に信念をもつ
自分の仕事のやり方を早期に確立して、周りの人に認知してもらいましょう。
そうすると、周りがあなたの仕事に合わせてくれるようになります。
なんでも請け負うのではなく、自分が判断して受ける。
あくまでも、主導権は自分にあると思わせることが大切です。
自分のセルフイメージを変える
「何をやってもだめ」という自己イメージを持っていると、先送りする原因にもなります。
毎朝会社に来たら、紙に自分の目指す自己イメージを書き出してみる。
毎日やっていると少しずつですが、セルフイメージが変わっていきます。
また、会社の制服に着かえたら、スーパーマンになって最高の仕事人になるとイメージしておく。
着かえた瞬間にできる人に生まれ変わっているイメージをする。
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