【仕事が遅い人必読】これを意識するだけで仕事が早くなる29選

スキル

どうすれば、仕事がはやく終わらせることができるのか。

何でもすぐに、そつなく終わらるひとたちを見て、どうやっているんだろうと疑問に思ったことはないですか。

ある人なんかは、定時まに猛烈にアウトプットを出して、お先失礼しま~す。

そこから、ジムや飲みにいって優雅にアフターファイブを楽しんでいました。

かつて私も新人時代は、そういう先輩たちをみて本当にうらやましかったです。
またあの頃は同僚とくらべても、スピード、質もダメダメだったんですよね。
本当になやみました。

それから20年が経ち、今までいろんなキャリアを歩んできた人の仕事をみてきて
参考にしてきました。

役員の方から、外部の社長さんまでいろいろです。

ここでは、そんな方々から学んだ仕事をはやく終わらせるコツを紹介させて頂きますので、

一つでも取り入れて頂ければと思います。

健康管理

夜まで飲みすぎたり、夜更かしはしない。
次の日の仕事のパフォーマンスが落ちます。

睡眠時間はキッチリ取りましょう。

また、ランニング、筋トレなどは、オススメです。
個人的には、全員やるべきだと思っているぐらいです。

筆者が実際3年間継続して、効果を書くと以下になります。
やならい理由がありません。

・体力が付く
・ストレス発散
・ネガティブ思考がなくなる
・自信がつく
・寝つきがよくなる

結果的に生活そのものがよくなり、仕事でのパフォーマンスUPにもつながります。

昼は食べすぎない

昼を食べすぎると、必ず眠たくなります。
できるだけ消化の良いのも、少量にしてたべましょう。

ちなみに、私は以前はお腹いっぱいまで食べていました。

昼から、必ず眠くなりパフォーマンスが激オチでしたよ。
そこで改善して、昼はドリンクのみ。

どうしても、お腹が減ったら、ナッツを食べる。
これで夜までもちます。

空腹の方が、集中力が格段に上がります。

ぜひ試してみてください。

早朝出勤する

私もかれこれ7年ぐらい実行していますが、早朝出勤ほど効率的な時間の使い方はないです。

感覚的には疲労感が増す、夕方以降の倍速で処理できます。

・電話がならない
・人がいないので静か
・声を掛けられることもない
・頭が冴えている

紙に書きながら考える

頭の中だけで考えようとすると、時間だけが過ぎていき、
思考を深くまでほりさげることができません。

紙に書き出すと、思考を客観的に見れるのでオススメです。
また書いた項目を図で表現すると関係性も見えてきますので、より深くまで思考ができます。

机にムダな物をおかない

不要な資料、文具、携帯などをおかない。
今の仕事に集中するために、関係するもの以外が置かないようにする。

特に携帯は着信オンがあれば、音が気になるもの。

せっかく、集中していた時間が途切れることになります。

帰社時に整理整頓する

机上がきたないと、次の日に朝きたときに気分がのりません。
すぐに仕事に取り掛かかれるように、整理整頓してから帰宅しましょう。

資料を電子化する

紙で資料を保存すると、さがす時間、保管場所などが取られます。
この時間はもったいないです。

電子化して、検索できるようにしておきましょう。

10分以内でできることを高速で済ませる

10分以内でできることを見つけて、高速で処理していくと仕事のスピードが格段に上がります。

また、そのまま加速している状態で他の仕事も取り掛かれるので、全体的に仕事を早く処理できますし、達成感も味わえます。

例えば、メール返信、会議招集、出張届、資料回覧、上司へのホウレンソウを高速ですませる。
さらに、相手もレスポンスがいいと喜んでくれますし、あなたの評価もあがります。

即決即断できるものは、後回ししない

後でいいやと思っていると、ふと忘れることにもなります。
また、スピードがはやいと周りの人にとっても助かります。

結果、会社全体の生産性UPにもつながります。

シングルタスクを心がける

仕事の並列処理は、集中力が途切れるんで効率が落ちます。
一つの仕事が終わってから次の仕事に取り掛かりましょう。

時間を大切に扱う

時間は有限です。
時間を大切にあつかいましょう。

会社の中で、なんでも人に聞きまわる人がいます。
これは、相手のことをなんとも思っていませんよね。

せっかく集中していたのになーと思う場面があります。
相手の時間を奪わないことを心がけましょう。

雑談もほどほどに

少しの雑談ぐらいいいかーと思っていると時間をみたら
かなりの時間がたってしまっていたことはないですか。

そんな時は雑談する時は、何までと時間をある程度決めましょう。

会議以外で決定する

会議しか決定してはいけないと思っている人がいますが、立ち話できめてもいいです。

会議招集する時間、会議時間の大幅な時間をカットできます。

時間を守る

約束した時間の1分でも遅れる時は必ず連絡する。
その人がいないと会議等が始まらないのであれば、回りの人の時間を奪っていることになります。

標準時間をもつ

今の仕事には、項目ごとに標準時間をもつようにしましょう。
この時間をいかに短縮できるかを考える。

標準時間がわからないと今日ははやくできたかどうかがわかりませんよね。

優先順位をきめる

何でもこなしていけばいいというわけではありません。
自分しかできない仕事、仲間に手伝ってもらう作業などを整理して、スケジュールに入れていきましょう。

安請け合いをしない

仕事を依頼されたらすぐに請け負うひとがいますが、自分のキャパを把握した上で回答するうようにしましょう。

単なるいいひとで終わらないようにしっかり、スケジュールを相手に見せる。

その上で交渉する。

どうしても、引き受けないといけない場合は、上司と相談して優先順位を確認しましょう。

ムダ、ムラ、ムリをなくす

ムダ、ムラ、ムリを考えてみる。

けっこう、書き出してみるとありますよね。

ムダ

ムダな会議
ムダな行事
ムダな資料作成

ムラ

作業標準がないため、人によって完成時間がバラバラ
品質にムラが出る

ムリ

一人のひとに仕事が集中していないか
工程の中でムリが生じて、見間違いや見落としなどのポカミスが発生していないか。

後で見直さない

完成度が低い状態で、後で見直しすると決めておくと、仕事がたまっていく一方です。
一つの仕事を完結してから、次の仕事に取り掛かる。

どうしても行き詰まっている場合は、別の仕事をするにもありですが、かならずいつまでに何をするかを決めてから、次にいきましょう。

納期を半分に設定する

納期は必ず、言われた納期の半分に設定する。

その効果は抜群です。

途中で作業の確認ができるので、やり直しをふせぐこともできます。
相手も納期より早いので、助かりますし、あなたの評価もあがります。

タスクに終了時間を設定する

集中力をあげるために仕事を始める前、終了時間を設定しましょう。

集中できる場所を確保する

会議室などの個室でイッキに片づけたい仕事をやってしまう。
これ、私もタマにやっていますが、はかどりますよ。

25分仕事をやって、5分休む

ぶっ通しで仕事をやって疲れたら休むのは、あまり効率が良くないです。
一旦たまった疲労はなかなか回復しません。

そこで、疲れる前に休む。
これがポイントです。

ポモドーロ・テクニックというものらしいですが、名前はともかく、25分をひとつのことに集中する。

25分の中で、一つの決めたこと以外はやらない。

その後に5分休憩する。
これをひたすらつづける。

スキマ時間を有効に使う

5分できるリストを作成しておくといいでしょう。

簡単なメール返信、資料に目を通す。
紙に書き出す作業などをしてみる。

パソコンスキルを学ぶ

普段の作業がパソコン作業が多いひとは、パソコンスキルを上げましょう。
時間短縮を大幅にできます。

タイピングスキル、ショートカットキーを覚える。
ソフト便利機能を覚える。

完璧をもとめない

なにごとも完璧をもとめると、前に進めなくなり成果がでません。

60~70点ぐらいの感覚でやってみる。

成果がでるスピード随分ちがってきますよ。

すぐに相談する

仕事が遅い人は、自分の中だけで仕事を終わらせようとする傾向があります。
そうなると、完成した後に手戻りをしてしまいます。

上司や同僚から都度フィードバックをもらうことは大切です。
後のやり直しを防ぐことにもなります。

議事録はその場で終わらす

出張時や社内会議でも、その場で議事録を書いてしまいましょう。
会議の後に、さらっと内容を確認してもらう。

これでやり直しする作業を減りますし、持ち帰らずにすみます。
出張時に時間がなければ、音声などで残しておくのもいいですよ。

定時退社をする

毎日、定時退社目標にしましょう。
遅くまで残っているのがいいわけありません。

また長時間労働は、生産性を落とします。

私も以前に経験していますが、集中力もおちてミスばかりでしたね。

また、充実したプライベートの時間もないのは、やはり長続きしません。
仕事以外の時間ができると、読書などの自己成長する時間も増えてきます。
生活も充実したものになっていきます。

 

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中間管理職として10年間、部下育成に取り組んできたサラリーマンです。
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